Restaurantes, bares e cafés

O percurso de uma conta

Abrir a conta numa mesa (ou no balcão, take-away ou entrega).

Lançar pedidos: escolher no menu, com notas para a cozinha.

Enviar para a cozinha e o bar. Cada artigo vai para a estação certa.

Preparar e servir: a cozinha marca Começar e Pronto; o empregado marca Servido.

Pré-conta: pedir a conta ao cliente.

Receber: dinheiro, M-Pesa, e-Mola, cartão, com divisão por pessoas se for preciso.

Recibo (talão de 80 mm) e conta paga.

Fecho do turno: contar a gaveta; o sistema compara com o esperado.

Estados dos artigos de um pedido

Regras que o sistema aplica sozinho

A cozinha e o bar atualizam sozinhos; os empregados recebem avisos quando algo fica pronto.

Os pratos vendidos descontam o stock de ingredientes pela ficha técnica; as compras entram no stock.

O custo e a margem de cada prato calculam-se pela ficha técnica.

Artigos esgotados deixam de poder ser pedidos e os empregados são avisados.

Tirar um artigo já enviado da conta fica registado (aparece em relatório de anulações).

Só se recebe com turno de caixa aberto (se a gerência ativar essa regra) e, por omissão, só o caixa ou a gerência recebem; os empregados de mesa podem receber se a gerência permitir.

A taxa de serviço é sugerida (%) e pode ser retirada na hora de cobrar.

O IVA soma-se à conta só se os preços do menu não o incluírem (opção em Configurações).

Contas anuladas, descontos e movimentos importantes ficam na Auditoria.

O menu

Painel

Mostra a ocupação agora (mesas ocupadas, contas e pessoas), os artigos por fazer na cozinha, as vendas de hoje, as vendas dos últimos 14 dias, as reservas de hoje, os mais pedidos hoje e o stock baixo.

Sala (mesas)

A Sala mostra todas as mesas por sala (sala principal, esplanada, VIP…), com a forma, os lugares e o estado (livre, ocupada, reservada, bloqueada). Filtre por Todas, Balcão, Take-away ou Entrega.

Toque numa mesa livre para abrir conta: escolha Quantas pessoas? e Abrir conta.

Toque numa mesa ocupada para continuar a conta.

Para Balcão, Take-away ou Entrega, abra uma conta nova do tipo certo (escreva o nome e telefone do cliente; na entrega, é essencial).

Uma mesa pode ser bloqueada (por exemplo, avariada) e voltar a livre.

Contas abertas

Lista as contas ainda por pagar (mesas, balcão, take-away, entregas). Daqui pode abrir uma Venda ao balcão, Take-away ou Entrega. Quando o cliente faz um pedido online, aparece como Pedidos online por confirmar: clique em Confirmar e enviar à cozinha.

Lançar pedidos

Abra a conta da mesa. Escolha a categoria (ou Tudo) ou procure no menu.

Toque no prato/bebida para o juntar ao Novo pedido; mais/menos ajusta a quantidade.

Escreva a nota para a cozinha de cada linha (por exemplo, “sem cebola, bem passado”).

Escolha:

Enviar para a cozinha: os artigos seguem logo (cada um para a cozinha ou o bar, conforme o menu);

Guardar sem enviar: fica na conta por enviar (Enviar agora mais tarde).

Quando o prato chegar à mesa, Marcar servidos.

Tirar um artigo. Use o X da linha. Se o artigo ainda não foi para a cozinha, sai sem mais. Se já foi, o sistema pergunta e fica registado.

Mais opções da conta

Receber

Clique em Receber. Aparecem Subtotal, a taxa de serviço (%) (pode retirar) e o Total.

Se quiser, escreva o NUIT do cliente e use Dividir por (nº de pessoas): o sistema mostra o valor por pessoa.

Escolha o método: Dinheiro, M-Pesa, e-Mola, cartão…; Outro método permite pagar com mais de um. Escreva a referência nos métodos eletrónicos. Em dinheiro use os valores rápidos e veja o troco.

Marque Imprimir recibo, se quiser, e Confirmar pagamento.

Se o pagamento ficar curto, o sistema diz Falta …. Se houver artigos não guardados na conta, pergunta se quer Receber sem eles.

Regra de ouro. Antes de receber, confirme que todos os artigos foram enviados, servidos e guardados. Uma conta paga sem um artigo é prejuízo certo.

Turno de caixa

Em Turno de caixa, Abrir turno com o fundo de maneio (MT).

Durante o turno, os recebimentos entram no turno. O ecrã mostra Turno aberto desde … por … e quantas contas abertas ainda há.

No fim, Fechar turno: conte o dinheiro da gaveta (notas e moedas) e escreva o Dinheiro contado (MT). O sistema compara com o que devia estar e guarda a diferença (verde se certa, vermelha se falta ou sobra).

Imprimir fecho. Os Turnos anteriores ficam na lista.

Histórico de contas

Todas as contas pagas e anuladas, com filtros (De/Até, Estado, Tipo, pesquisa por nº, cliente ou telefone). Toque numa para ver ou reimprimir o recibo. Mostra o motivo de anulação.

Caixa e despesas

Em Caixa e despesas registam-se despesas (fornecedor, categoria, valor, data, método, nº de fatura/recibo) e entradas; o extrato do período e o resumo por categoria mostram para onde vai o dinheiro. Anular um movimento errado.

Regra de ouro. Feche sempre o turno antes de sair. A diferença fica em nome de quem fechou. Não “arranje” o valor: registe o real e avise a gerência.

Cotações

A cotação é um orçamento (por exemplo, um evento, um aniversário ou uma encomenda grande): não abre conta nem gasta stock. O botão Cotação fica na barra do topo, junto à hora. Escolha o cliente, junte pratos e bebidas com as quantidades, indique a validade e Guardar; imprima ou envie. Tem só o número de sequência. Quando o cliente aceitar, abra a cotação e use Converter em conta.

Menu e preços

Em Menu e preços (cozinha e gerência) vê as categorias e os artigos, com o preço, o custo e a margem.

Criar uma categoria: Nome, Os pedidos vão para (Cozinha, Bar ou Sem estação), Ordem e Ativa.

Criar um artigo:

Novo artigo. Nome, Categoria, Código, Preço (MT), Custo (sem ficha), Vai para (a da categoria ou outra estação), Tempo de preparo (min) e Descrição (aparece no menu digital).

Fotografia (opcional) e as opções Disponível (desmarque quando esgotar), Mostrar no menu digital e Destaque / sugestão do chefe.

Guarde. Depois pode acrescentar a ficha técnica: em Ingrediente, junte cada ingrediente e a quantidade por dose; Guardar ficha. O sistema mostra o custo da dose, a margem e quantos se venderam nos últimos 30 dias.

Artigos sem ficha aparecem assinalados: não descontam stock nem têm custo calculado.

Stock e compras

Em Stock e compras:

Ingrediente: Nome, Unidade (kg, ml, un, garrafa, grade, caixa), Custo por unidade, Stock mínimo, Stock que já tem, Fornecedor habitual e Ativo.

Registar compra: Fornecedor / mercado, Nº da factura, Data e uma linha por ingrediente (quantidade e preço por unidade). Se já foi pago, marque Já foi pago (sai do caixa) e o método. As compras entram no stock.

Inventário: escreva o que contou (deixe em branco o que não contou). Guardar contagem: as diferenças ficam registadas.

Acertos e perdas: Registar movimento (Sai ou Entra) com Motivo (por exemplo, acerto/perda, quebra, refeições do pessoal), Quantidade e Nota.

Movimentos mostra o histórico de cada ingrediente.

Mesas e salas

Em Mesas e salas (só gerência):

Sala: crie as salas (sala principal, esplanada, VIP…) com o nome.

Mesa: Número / nome, Sala, Lugares, Forma (quadrada, redonda, retangular) e Ordem. Várias mesas cria uma série de uma vez (Prefixo, De, Até; por exemplo, E1 a E10).

Imprimir QR: cada mesa tem o seu QR: o cliente aponta o telemóvel e vê o menu digital daquela mesa. Antes, defina o endereço do restaurante em Configurações.

Retirar uma mesa ou sala (as mesas livres da sala saem com ela).

Equipa

Em Equipa (só gerência): Acrescentar com Nome, Cargo, E-mail, Telefone, Perfil (administrador, financeiro, caixa, empregado de mesa, cozinha/bar) e Ativo. A senha provisória vai por SMS e e-mail; no primeiro acesso a pessoa escolhe a sua. Nova senha gera outra. Desligue Ativo quando alguém sai.

Auditoria

Regista contas anuladas, artigos anulados, descontos, acertos de stock, alterações de preços e outras ações importantes, com pessoa e data. Filtre por datas e pesquise.

Configurações

Guardar grava as secções (só gerência):

Cotações

Carregue em "Cotação" no topo, junto à hora. Escolha o cliente, os artigos ou serviços, a validade e as observações, e grave.

A cotação imprime-se em A4 (com código de barras) ou em talão de 80 mm. Os estados são: em aberto, aceite, expirada, convertida e anulada.

Uma cotação não mexe no stock nem no caixa. Só a conversão o faz.

Antes de converter, o sistema mostra os preços que mudaram e o stock que falta, e deixa escolher entre os preços cotados e os de hoje.

Cada cotação converte-se uma única vez, mesmo que duas pessoas tentem ao mesmo tempo.

Depois da validade passa sozinha a "expirada". Pode prolongar a validade.

Na Restauração, a cotação convertida abre a conta de balcão ou take-away.