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AXAM Empresas

Gestão completa da empresa

Pessoas e salários, clientes e propostas, faturação, finanças e despesas, compras, stock, projectos, contratos, atendimento, frota, activos, riscos e IA.

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O que é o AXAM Empresas

O AXAM Empresas é o sistema para gerir uma PME inteira. A empresa liga os módulos de que precisa e organiza-se em filiais e departamentos; cada pessoa vê só o que lhe cabe — a direcção vê tudo, o chefe de departamento vê a sua equipa e cada funcionário tem o seu portal.

O sistema aplica a separação de funções: ninguém aprova as próprias férias, despesas ou compras, e quem processa os salários não os fecha. A inteligência artificial, com a chave da própria empresa, explica os números que o sistema calcula.

Destaques

RH e salários

Assiduidade, férias, avaliação, recrutamento e salários com INSS e IRPS.

Vendas

Clientes, oportunidades e propostas que o cliente aceita online.

Faturação

Faturas, recibos, notas de crédito, limite de crédito e dívidas.

Finanças

Bancos, reconciliação, despesas com aprovação, orçamento anual e IVA.

Operações

Compras com cotações, stock por filial, projectos, frota e activos.

Contratos e controlo

Assinatura electrónica, documentos com validade, riscos e auditoria.

Quem usa e o que cada um vê

Cada pessoa entra com a sua conta e o sistema abre só o que o seu perfil permite.

  • Administração: tudo, incluindo configurações, módulos e a chave da IA.
  • Direcção-Geral: vê a empresa toda, aprova despesas acima do limite dos chefes, compras e salários, assina contratos.
  • Chefe de departamento: vê e gere só o seu departamento — aprova férias e despesas até ao limite, avalia a equipa, distribui tarefas.
  • Recursos humanos: fichas, assiduidade, férias, salários, avaliação e recrutamento.
  • Comercial: clientes, oportunidades, propostas e facturação.
  • Finanças: facturação, recebimentos, bancos, despesas, pagamentos, IVA e orçamento.
  • Compras, Armazém, Atendimento, Logística: as áreas com o mesmo nome.
  • Funcionário: só o Portal do Funcionário.
  • Auditoria: vê (não altera) para controlo interno.

Regra de ouro: ninguém aprova o que pediu, e quem processa os salários não os fecha.

Todas as funcionalidades

Como o AXAM Empresas funciona, área a área.

A empresaPessoasVendasFinançasOperaçõesControlo

A empresa

Organização, módulos e equipa

  • Organização: crie as filiais e os departamentos e escolha o chefe de cada um.
  • Configurações → Módulos ligados: desligue o que a empresa não usa (some do menu e fica fechado no servidor).
  • Equipa: crie uma conta por pessoa. O Chefe de departamento precisa do departamento; o Funcionário precisa da ficha de funcionário ligada.
  • A senha provisória vai por SMS/e-mail e a pessoa muda no primeiro acesso.

Pessoas

Funcionários e assiduidade

  • Funcionários → Novo funcionário: dados pessoais, contrato, salário base, subsídios, NIB, hora de entrada e dias de férias.
  • Contratos a prazo a acabar aparecem com aviso.
  • Assiduidade → O dia: marque presenças, atrasos, faltas e horas extra de todos de uma vez. Os funcionários também marcam a entrada e a saída no portal.
  • Mapa do mês: presenças, atrasos, faltas e horas extra por pessoa (exporta para Excel).

Férias e ausências

  • Qualquer pessoa pede férias em Férias e ausências (ou no portal). O sistema conta só os dias úteis.
  • O chefe do departamento aprova ou recusa (nunca o próprio pedido).
  • Os dias aprovados aparecem na assiduidade e o saldo de férias actualiza-se sozinho.

Salários (INSS e IRPS)

  • Salários → Processar um mês: o sistema calcula o bruto (base + subsídios + horas extra − faltas), o INSS do trabalhador e da empresa e o IRPS pelos escalões em Configurações.
  • Pode acrescentar prémios ou descontos (adiantamentos) por pessoa e recalcular.
  • Outra pessoa (direcção/finanças) confere e fecha. Depois de fechado, cada funcionário vê o recibo no portal.
  • As finanças registam o pagamento e escolhem a conta.
  • Confirme as taxas em vigor com o contabilista.

Avaliação e recrutamento

  • Avaliação: o chefe abre a avaliação com objectivos, dá a nota (1 a 5) e escreve pontos fortes e a melhorar; o funcionário comenta no portal; os RH validam.
  • Recrutamento: crie a vaga e copie a ligação. Os candidatos enviam os dados e o CV pela página da vaga. Passe-os por triagem, entrevista e proposta; em Contratar o sistema cria a ficha do funcionário.

Vendas

Clientes e oportunidades

  • Clientes: leads e clientes com contactos, responsável, limite de crédito e prazo de pagamento. Registe cada chamada, reunião ou visita com o próximo passo.
  • Oportunidades: o funil de vendas por fase (contacto → ganha ou perdida) com o valor ponderado pela probabilidade.
  • Uma oportunidade ganha passa o lead a cliente.

Propostas com aceitação online

  • Propostas → Nova proposta: escolha o cliente, junte produtos ou escreva linhas livres, desconto e condições.
  • Enviar ao cliente: o sistema cria uma ligação; envie por WhatsApp ou e-mail. O cliente lê e aceita com o nome (fica registada a data e a hora) ou recusa dizendo porquê.
  • Proposta aceite → Emitir factura: a factura sai com as mesmas linhas.

Facturação e recebimentos

  • Facturação → Nova factura: as facturas têm numeração sem saltos e código de verificação (QR).
  • O sistema não deixa passar o limite de crédito do cliente (só a direcção pode forçar).
  • Os produtos saem do stock da filial escolhida.
  • Receber: valor, método (M-Pesa, e-Mola, transferência…), conta e referência — sai o recibo.
  • Para corrigir uma factura use a Nota de crédito; anular só sem recebimentos.
  • Por receber: dívidas por antiguidade (a vencer, até 30, até 90, mais de 90 dias).

Portal do cliente

  • Na ficha do cliente → Dar acesso ao portal: o sistema gera um código. Envie a ligação e o código ao cliente.
  • O cliente entra com o código e o telefone registado e vê as facturas, o que deve, como pagar, as propostas e os pedidos de apoio.
  • Ligue o portal em Configurações → Portais.

Finanças

Bancos, movimentos e reconciliação

  • Finanças → Contas: bancos, caixa e carteiras móveis com o saldo de cada uma.
  • Recebimentos, pagamentos de despesas e salários entram sozinhos nos movimentos. Use Transferir entre contas e Movimento avulso para juros e comissões.
  • Movimentos e reconciliação: marque os movimentos que aparecem no extracto do banco. O sistema mostra o saldo conferido.

Despesas com aprovação

  • Despesas → Pedir despesa: descrição, categoria, valor com IVA, fornecedor, departamento e foto do comprovativo.
  • Aprova o chefe do departamento (até ao limite em Configurações); acima disso a direcção. Quem pede nunca aprova.
  • Aprovada, fica por pagar; as finanças pagam e escolhem a conta.

Orçamento anual e IVA

  • Finanças → Orçamento: ponha o valor anual de vendas e de cada categoria de despesa; o sistema compara com o real até hoje.
  • Finanças → IVA: IVA das vendas menos IVA das despesas, mês a mês. Confirme com o contabilista antes de entregar a declaração.

Operações

Compras, fornecedores e stock

  • Compras → Novo pedido de compra: produtos e quantidades. As compras pedem cotações (cada fornecedor recebe uma ligação para pôr os preços, sem conta) ou escrevem as recebidas por telefone.
  • Escolhem a melhor; a direcção aprova (nunca quem pediu); encomenda; ao receber, os produtos entram no stock e fica a despesa por pagar.
  • Stock: saldos por armazém (principal e filiais), entradas, transferências e inventário (acerta pela contagem). Os produtos abaixo do mínimo aparecem a vermelho.

Projectos e tarefas

  • Projectos: gestor, cliente, prazo e orçamento; o sistema soma as despesas e as facturas do projecto e mostra a margem.
  • Tarefas: responsável, prioridade e prazo. O responsável muda o estado; as atrasadas aparecem a vermelho.

Frota e activos

  • Frota: viaturas com motorista, km, seguro, inspecção e revisão (com avisos). O motorista regista abastecimentos, portagens, viagens e avarias; os gastos viram despesas para aprovar. O sistema calcula o consumo (L/100 km).
  • Activos: equipamentos e património com responsável, garantia e valor actual (depreciação linear). Qualquer pessoa pede uma manutenção; feita com custo, vira despesa.

Controlo

Contratos e documentos

  • Contratos: tipo, outra parte, valor, prazos e aviso antes do fim. Com o texto escrito, a direcção assina e o sistema cria a ligação para a outra parte assinar (nome, data, IP e impressão digital SHA-256 do texto).
  • Os contratos de trabalho só os vêem RH, direcção e administração.
  • Documentos: arquivo por pastas com versões, validade (licenças, certidões, seguros) e documentos confidenciais.

Atendimento

  • Pedidos de clientes (telefone, balcão, WhatsApp, portal) e pedidos internos entre departamentos.
  • O prazo de resposta vem da prioridade (urgente 4 h, alta 1 dia, normal 3 dias, baixa 7 dias).
  • Notas internas não aparecem ao cliente. Só se marca resolvido depois de responder ao cliente.
  • A IA pode sugerir a resposta — a pessoa lê, corrige e envia.

Comunicados, agenda e riscos

  • Comunicados: avisos para toda a empresa ou um departamento; quem publica vê quem já leu.
  • Agenda: reuniões com participantes, agenda e acta.
  • Riscos: mapa de riscos (probabilidade × impacto) com medidas e responsável, e os sinais que o próprio sistema encontra (facturas muito vencidas, contratos passados, seguros caducados, despesas aprovadas por quem pediu…).

Inteligência artificial

  • Cada empresa usa a sua própria chave do Google Gemini (Configurações → Inteligência artificial). A chave fica só no servidor.
  • Análises financeira, de vendas, de stocks, de RH, de riscos e estratégica: o sistema calcula os números e a IA explica-os e propõe acções.
  • Também analisa contratos, sugere respostas de atendimento e escreve rascunhos de cartas e relatórios.
  • Cada perfil só usa as ferramentas e os dados que pode ver. A IA nunca altera dados nem envia nada sozinha.

Incluído em todos os sistemas AXAM

Acesso por perfil

Cada pessoa com a sua conta e só o que o seu perfil permite. As regras são verificadas no servidor, não só no ecrã.

Auditoria

Quem criou, alterou, aprovou, pagou ou anulou — com a data, a hora e o computador.

Entrada segura

Contas bloqueadas depois de várias tentativas erradas, código de reposição por SMS e e-mail.

Documentos verificáveis

Recibos e faturas com número sem saltos, código de barras e código de verificação (QR).

M-Pesa e e-Mola

Cobrar no telemóvel do cliente a partir de qualquer ecrã de pagamento.

SMS AXAM

Avisos e lembretes por SMS com o saldo da empresa.

Impressão

Documentos A4 com o logótipo da empresa e talões de 80 mm para impressora térmica.

Importar dados antigos

Modelos Excel para trazer os dados do sistema anterior, ou a AXAM faz a migração.

Português e inglês

Ecrãs em PT e EN, ajuda dentro do sistema (tecla F1) e manual completo.

IVA e Autoridade Tributária

IVA de cada mês e ficheiros SAF-T para a AT.

Atualizações e cópias

Atualizações sem perder dados, com cópia de segurança antes de cada uma.

Teste de 5 dias

Experimente antes de pagar; mensalidade, anuidade (1 mês grátis) ou licença vitalícia.

Perguntas frequentes

A AXAM vê os dados da empresa?
  • Não. A AXAM gere a plataforma e a subscrição, mas não tem acesso livre aos orçamentos, preços ou clientes da empresa.
  • A chave da IA é da própria empresa e nunca aparece no navegador. A IA não recebe a vossa base de preços.
  • Tudo o que a equipa faz fica registado na Auditoria.
Posso experimentar antes de pagar?

Sim. Cada empresa nova tem 5 dias de teste gratuito, que podem ser prolongados uma vez por mais 2 dias.

Funciona no telemóvel?

Sim. O sistema abre no navegador do computador, do tablet ou do telemóvel e pode ser instalado como aplicação no ecrã inicial.

Como se paga a subscrição?

Ao mês, ao ano (11 mensalidades, 1 mês grátis) ou com licença vitalícia. Paga-se por M-Pesa, e-Mola ou transferência; a fatura chega por e-mail e SMS.

Os dados são de quem?

Da empresa cliente. A AXAM gere a plataforma mas não tem acesso livre aos dados; qualquer acesso para suporte é pedido pela empresa e fica registado.

Já tenho dados noutro sistema. Perco-os?

Não. Há modelos Excel para importar os dados antigos, ou envia-nos os ficheiros e a AXAM faz a migração.

Quer ver o AXAM Empresas a funcionar?

Marcamos uma demonstração com os dados da sua empresa. Também pode começar já o teste gratuito.

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