Abastecimento de água

Do contador ao dinheiro

Leitura. O leitor percorre a rota e regista a leitura (m³) de cada contador, com foto e GPS. Sem acesso ao contador, a leitura pode ser estimada.

Confirmação. As leituras com anomalia (consumo muito alto, zero, longe da casa…) ficam por confirmar: a gerência confirma antes de faturar.

Faturação. A gerência ou o financeiro fatura o mês: o sistema calcula taxa fixa + m³ por escalões e envia o aviso ao cliente.

Pagamento. O cliente paga (M-Pesa, e-Mola, banco ou balcão); o atendimento regista e emite o recibo.

Cobrança. Todos os dias o sistema envia lembretes e avisos de atraso e, no limite, cria ordens de corte.

Terreno. O técnico corta, religa, instala e troca contadores.

Regras que o sistema aplica sozinho

Consumo = leitura atual − leitura anterior (m³). Uma leitura menor que a anterior é recusada.

Consumo muito acima da média (fator configurável) fica por confirmar e não é faturado até a gerência confirmar. Consumo zero, leitura tirada longe da casa e leituras estimadas ficam assinaladas.

Valor = taxa fixa + m³ por escalões da tarifa; o cliente paga pelo menos o consumo mínimo. O IVA, se ligado, acresce ao valor da água.

Os pagamentos pagam primeiro as faturas mais antigas; o que sobra fica como crédito, descontado na fatura seguinte.

Se o cliente estava cortado e paga a dívida toda, o sistema cria a ordem de religação.

A multa por atraso aplica-se uma vez por fatura, em % do valor em dívida, depois do vencimento mais a tolerância.

Faturas e recibos têm QR de verificação: qualquer pessoa confirma na página pública que o documento é verdadeiro.

A zona de cada cliente é calculada pelas coordenadas e recalculada quando as áreas mudam.

Tudo o que importa fica na Auditoria.

O menu da Gestão

Desenhar uma área de fornecimento

Clique em Nova área.

Use o botão de desenho no canto do mapa e clique ponto a ponto à volta da área; clique no primeiro ponto para fechar.

Preencha Nome (por exemplo, Bairro Liberdade), Código, Cor, Estado (Abastecida já tem rede, Em expansão, Planeada) e Horário de fornecimento (por exemplo, “Todos os dias, 05h–20h”).

Guardar área. A área em km² é calculada e o número de clientes aparece na lista.

Para ajustar uma área, edite-a e mexa nos pontos. Desativar área esconde-a (os clientes dentro dela ficam sem zona).

Recalcular a zona de todos os clientes refaz a atribuição depois de mudar áreas. Clientes fora de todas as áreas aparecem destacados.

Procurar e filtrar

Procure por nome, nº, telefone, contador ou bairro. Filtre por Zona e Estado, e marque Com faturas em atraso, Com dívida ou Sem coordenadas. A lista mostra o nº de clientes e a dívida total.

Novo cliente (ligação)

Clique em Novo cliente.

Dados: Nome completo (obrigatório), Telefone (recebe os SMS), E-mail (recebe os e-mails), telefone alternativo, documento (BI) e NUIT.

Categoria (doméstico, comercial, industrial, público, fontanário) e Tarifa (vazio = a da categoria).

Morada: bairro, quarteirão, casa nº, endereço e Como chegar (perto da escola, portão azul…).

Marque Cobrar a taxa de ligação (fatura avulsa) se for uma ligação nova.

Localização exata: clique em Usar o GPS (o sistema espera até cerca de ±10 m e mostra a precisão) ou clique no mapa no sítio da casa. Pode guardar sem coordenadas e captá-las depois no terreno.

Escolha se o cliente recebe avisos por SMS e/ou por e-mail e guarde. A zona é calculada sozinha.

A ficha do cliente

Mostra o nome, o nº, a dívida, a localização (com Ir até lá), o contador, a tarifa, a média de consumo, os avisos e botões: Receber, Editar, Avisar, Nova ordem, Fatura avulsa, Trocar contador, Acesso ao portal e Extrato A4. Separadores: Resumo (com gráfico de consumo), Leituras (com foto do contador), Faturas, Pagamentos, Avisos, Ordens e Ocorrências.

Acesso ao portal: gera a conta do cliente; a senha provisória vai por SMS/e-mail.

Fatura avulsa: para ligação, reparação, venda de contador, religação… Acrescente linhas com descrição, quantidade e preço.

Trocar contador: escreva a leitura final do contador antigo (m³) e os dados do novo (nº, leitura inicial, marca, diâmetro, data). O que o contador antigo marcou depois da última leitura entra na fatura seguinte.

Avisar: envia SMS/e-mail ao cliente. Escolha Aviso de pagamento automático (fatura em atraso, valor e como pagar) ou Mensagem escrita por mim, com {nome}, {divida} e {numero}. O contador mostra caracteres e nº de SMS.

Pedidos de ligação

Em Pedidos de ligação chegam os pedidos feitos na página pública (a pessoa marca a casa no mapa) ou ao balcão. O sistema diz logo se a casa está numa zona abastecida e a que distância da rede.

Filtre por Em aberto, Ligados, Recusados ou Todos.

Abra o pedido: leia os dados e escreva Notas.

Pedir vistoria cria uma ordem de vistoria para o técnico; Recusar fecha o pedido; Aprovar (ou Criar cliente e ligar) cria o cliente e pergunta se cria logo a ordem de instalação para a equipa técnica.

O leitor no telemóvel

O leitor entra em a página própria. O ecrã tem cinco áreas: Rota de leituras, Mapa da rota, Sem GPS, Por enviar e Resumo.

Em Rota, escolha o Mês e a Zona; filtre por Todas / Por ler / Lidas. O sistema mostra quantas já leu.

Toque no cliente e escreva a leitura do contador (m³). Tire uma foto do contador. O GPS regista onde está; se estiver longe da casa, a leitura fica assinalada.

Se não conseguir ler, escolha a situação: Sem acesso ao contador, Casa fechada, Contador avariado, Contador partido / violado, Fuga visível ou Suspeita de ligação ilegal.

Guardar. O sistema avisa se o consumo parece anormal.

Sem rede? Continue a ler: as leituras ficam guardadas no aparelho em Por enviar e seguem quando houver ligação (Enviar … leitura(s)). Leituras já faturadas só a gerência as corrige.

Casas sem coordenadas. Em Sem GPS estão as casas da rota ainda sem localização exata. Junto ao contador, toque e use o GPS para as captar.

Folha de leituras. O botão Folha de leituras (papel) imprime a rota em papel (A4 / Excel).

Confirmar leituras (gerência)

Em Leituras (Gestão) vê as leituras de cada mês, filtradas por Zona e por Todas / Por confirmar / Com anomalia / Ainda não faturadas.

Para cada leitura por confirmar: Confirmar, veja a fotografia do contador e, se estiver mal, corrija a leitura correta (m³). Também pode Registar leitura à mão e Faturar uma leitura específica.

Autoleituras do portal: o cliente envia a leitura com foto; fica por confirmar até a gerência a validar.

Faturar o mês

Em Faturação, clique em Faturar o mês.

Escolha o Mês das leituras. O sistema mostra quantas faturas vai emitir e quem fica de fora (leituras por confirmar, clientes sem contador…).

Marque Avisar cada cliente por SMS/e-mail (valor, vencimento e como pagar), se quiser.

Emitir faturas. Cada fatura recebe um nº (FT-0001…) e o vencimento definido em Configurações (prazo de pagamento em dias).

A lista de faturas

Filtre por Mês, Estado (Por pagar (todas), Por pagar, Pagas em parte, Pagas, Anuladas), Zona, e procure por nº ou cliente. Cada fatura abre-se (Ver) e pode ser imprimida em A4 (também em lote: Preparar … faturas para impressão). Na fatura vê as linhas (taxa fixa, escalões, IVA), o total, o QR de verificação e, se aplicável, o botão Receber.

Anular uma fatura

Anular (com motivo): o que já foi pago passa a crédito do cliente e a leitura volta a poder ser faturada. Só gerência e financeiro anulam.

Receber um pagamento

Na ficha do cliente (ou em Pagamentos → Receber) escolha o cliente.

Aparecem as faturas em aberto, com vencimento e valor em dívida. O pagamento paga primeiro as faturas marcadas e depois as mais antigas.

Escreva o Valor recebido (MT), o Método (dinheiro, M-Pesa, e-Mola, banco…) e a Referência (nº da transação), opcional.

O sistema avisa: Liquida a dívida toda, Fica a dever X ou Fica X como crédito. Se não houver faturas em aberto, o valor fica como crédito.

Registar pagamento. Sai o recibo (RC-0001…): Imprimir A4 ou Talão 80 mm (ver Anexo A). Se o cliente estava cortado e liquidou tudo, o sistema cria a ordem de religação.

Anular um pagamento (com motivo): as faturas voltam a ficar em dívida.

A lista de pagamentos

Em Pagamentos vê o que foi recebido entre duas datas (De/Até), por Método, e procure por recibo, referência ou cliente. Mostra o total. Os relatórios dão o resumo por método, por funcionário e por dia.

Mensalidades

O quadro Mensalidades mostra um quadrado por mês para cada cliente: verde pago, amarelo por pagar mas dentro do prazo, vermelho passou o prazo (com multa) e cinzento sem fatura nesse mês. Filtre por Zona e por Meses (últimos 6, 12 ou 24) e ligue Só quem deve.

Dívidas e alertas

Em Dívidas e alertas de pagamento:

O que sai hoje mostra os avisos automáticos previstos e o botão Enviar avisos agora (aplica multas e envia lembretes, atrasos e avisos de corte; nenhum aviso é repetido).

Clientes em atraso: filtre por Atraso mínimo (1, 7, 15, 30, 60 dias) e Zona; marque os clientes e use Enviar aviso aos selecionados ou Criar ordens de corte.

Avisos enviados: histórico por data, tipo (lembrete, atraso, aviso de corte, manual, religação, fatura), canal (SMS e e-mail, SMS, e-mail) e resultado, com filtro Só os que falharam.

Como funcionam os avisos automáticos

Todos os dias, o sistema:

aplica as multas de atraso;

envia o lembrete alguns dias antes do vencimento;

envia o aviso de atraso nos dias configurados (por exemplo, aos 1, 7 e 15 dias; só o patamar mais alto atingido, nunca repetido);

aos N dias (por exemplo, 30) envia o aviso de corte e cria uma ordem de corte pendente para a equipa técnica.

Cada aviso vai por SMS (se o cliente tem telefone) e por e-mail (se tem e-mail). O cliente pode desligar um dos canais no portal. Tudo fica registado: quem, quando, para onde e se chegou.

Regra de ouro. Só corte quem foi avisado. Antes de aprovar uma ordem de corte, confirme que o cliente tem o aviso enviado e que a dívida está acima do valor mínimo definido em Configurações.

Ordens de serviço (gestão)

Em Ordens de serviço a gerência e o atendimento criam e acompanham o trabalho da equipa técnica: Corte, Religação, Instalação / nova ligação, Troca de contador, Vistoria e Outro.

Nova ordem: escolha o Tipo, o cliente, o técnico (ou deixe sem técnico) e escreva o motivo/notas. As ordens de corte também nascem sozinhas dos avisos de corte e as de religação, do pagamento total da dívida.

Filtre por Estado (Pendentes, Feitas, Canceladas, Todas) e por Tipo. Imprimir lista gera o A4.

Atribuir técnico, Concluir (com o que foi feito) ou Cancelar (pede confirmação).

O portal do técnico

O técnico entra em a página própria. Áreas: Ordens de serviço (As minhas e Sem técnico), Mapa, Ocorrências, Clientes e GPS e Produção dos furos.

Abra a ordem e toque em Ir até lá: abre a navegação até à casa.

Faça o trabalho e conclua a ordem com a nota do que foi feito. No corte e na religação, o GPS regista a posição; se for mais preciso do que a guardada, melhora as coordenadas do cliente.

Em Clientes e GPS, procure um cliente para ver a ficha, ir até lá ou captar a localização exata da ligação.

Pode Pedir vistoria/ordem para um cliente e Registar ocorrência aqui (fuga, avaria…), com o GPS.

O portal do cliente

O cliente entra em a página própria (separador Clientes) com o telefone/e-mail e a senha recebida. Vê:

Dívida em destaque (ou Tudo pago), Como pagar (M-Pesa, e-Mola, banco e NIB; deve indicar sempre o nº de cliente na referência) e o horário de fornecimento da sua zona.

Faturas (toque para ver e imprimir em A4/PDF), recibos e o gráfico do consumo mensal (m³).

Enviar a leitura com foto do contador, se o leitor não conseguiu entrar (a equipa confirma antes de faturar).

Comunicar um problema: falta de água, fuga, água suja, problema no contador, outra avaria, indicando se é na casa dele ou noutro sítio (usa a localização).

Contactos: telefone e e-mail, e se recebe avisos por SMS e/ou por e-mail.

A página pública

Cada fornecedor tem um link público. Qualquer pessoa pode:

Ver o mapa de cobertura (“a minha casa tem água?”), tocando no mapa ou usando a localização.

Pedir ligação: nome, telefone, e-mail, BI, bairro, tipo (casa, comércio, instituição, indústria), endereço e local no mapa. Recebe a confirmação por SMS.

Comunicar uma fuga ou falta de água: tipo, nome, telefone, descrição e endereço; a equipa técnica é avisada logo.

Verificar uma fatura ou recibo com o nº do documento e o código do QR.

Relatórios

Todos são imprimíveis em A4 e exportáveis para Excel.

Equipa

Em Equipa (só gerência) gerem-se gerência, atendimento, leitores, técnicos e financeiro. Acrescentar: nome, e-mail (entrada), telefone, perfil, zona habitual (para leitores e técnicos) e Ativo. A senha provisória vai por SMS e e-mail. Nova senha gera outra. Desligue Ativo quando alguém sai.

Auditoria

Regista quem registou leituras, emitiu ou anulou faturas, recebeu pagamentos, mudou tarifas ou coordenadas. Filtre por datas e procure por pessoa, cliente ou ação.

Configurações

Guardar tudo grava as secções (só gerência):

Autoleitura sem fotografia

Na autoleitura do cliente, a fotografia do contador deixou de ser obrigatória. A leitura sem fotografia é registada e confirmada normalmente.

Contratos de fornecimento

Em "Contratos" → "Modelo do contrato", a administração escreve o contrato da empresa. Os espaços entre chavetas, como {nome}, {bi}, {morada}, {contador} ou {taxa_ligacao}, são preenchidos sozinhos com os dados de cada cliente.

Clique num espaço da lista para o pôr no texto. "# Título" faz um título, "## Cláusula" uma cláusula e **texto** põe em negrito.

{assinaturas} marca onde ficam as assinaturas do cliente e do representante da empresa (se não puser, vão para o fim).

"Pré-visualizar" mostra o contrato com dados de exemplo e avisa os espaços que não existem.

Ao registar um cliente novo, o contrato é gerado sozinho. Se houver taxa de ligação, fica "A aguardar o pagamento" e passa a "Emitido" quando a taxa é paga; o recibo traz o botão do contrato.

Imprima dois exemplares. Depois de o cliente assinar, clique em "Cliente assinou". O cliente também vê o contrato no seu portal.

Caixa do balcão

Em "Caixa", cada pessoa abre o seu caixa no início do dia com o dinheiro que está na gaveta.

Os pagamentos que recebe ficam no seu caixa. Registe as entradas (troco) e as saídas (depósito no banco, despesas) com o motivo.

No fim do dia, clique em "Fechar caixa", conte o dinheiro e escreva o valor. O sistema mostra se sobra ou falta; se houver diferença, escreva uma nota.

Imprime o relatório em A4 ou o talão de 80 mm. A gerência vê todos os caixas e pode fechar o de outra pessoa.

Nas Configurações pode obrigar a abrir o caixa antes de receber pagamentos.