Hotéis, lodges e pensões

A vida de uma reserva

Reserva: pelo telefone, balcão, canais (Booking, agências…) ou pela página do hotel. Fica Por confirmar ou Confirmada; pode levar sinal.

Chegada (check-in): a receção escolhe o quarto, regista a identificação do hóspede e imprime a ficha de registo para assinar. As diárias entram na conta do quarto.

Estadia: consumos (restaurante, bar, minibar, lavandaria, transfer…) são lançados na conta do quarto.

Saída (check-out): recebe-se o saldo (ou deixa-se em dívida, se a empresa paga depois), imprime-se a fatura e o quarto passa a limpeza.

Housekeeping: limpa, inspeciona e liberta o quarto.

Depois: o hóspede fica na ficha, com o histórico e o gasto total.

Estados

Regras que o sistema aplica sozinho

Disponibilidade calculada por tipo de quarto e datas: receção, calendário e página pública veem as mesmas.

O preço da noite vem da tarifa especial de maior prioridade que sirva; senão, do preço base do tipo de quarto.

As diárias entram na conta do quarto no check-in. Os consumos somam-se. O saldo paga-se no check-out.

Com a opção ligada, o quarto só fica disponível depois de inspecionado.

Um quarto com chamado de manutenção marcado como “não pode ser vendido” fica fora de serviço.

O IVA só se soma às faturas se a opção estiver ligada em Configurações.

Anulações, cancelamentos e movimentos importantes ficam na Auditoria.

O menu

Painel

Mostra a ocupação desta noite (quartos ocupados de quantos, %, e quartos fora de serviço), o ADR (preço médio por noite vendida) e o RevPAR (receita por quarto disponível), o gráfico dos quartos ocupados (14 dias + próximos 7, com previsão pelas reservas), quartos por estado e Chegam hoje. Botões: Nova reserva e Receção.

Receção

A Receção mostra quem chega, quem está e quem sai hoje. Toque numa linha para fazer check-in, lançar consumos, receber ou fazer check-out. Botões: Nova reserva e Walk-in (entra já) para quem chega sem reserva.

Fazer uma reserva

Nova reserva (ou toque num dia livre do calendário).

Entrada, Saída, Adultos e Crianças. O sistema mostra a disponibilidade: N livre(s) de M, preço/noite por tipo de quarto. Escolha o tipo.

Quarto: pode escolher já ou deixar para o check-in.

Hóspede: procure quem já esteve cá (nome, telefone, documento) ou preencha nome, telefone, e-mail e nacionalidade.

Reserva: Canal (balcão, Booking, agência…), Ref. no canal, Tarifa por noite (a sugerida aparece; pode alterar), Hora de chegada e Pedido especial (cama extra, berço, andar alto).

A empresa paga depois (fatura): marque e escreva a Empresa.

Sinal recebido: valor e método, se o hóspede já pagou.

Marque Deixar por confirmar se ainda não está aceite. O resumo mostra noites × tarifa = Total.

Gravar reserva. Recebe um nº.

A lista de reservas

Em Reservas vê todas num período (De/Até), por Estado, e procure por nome, telefone, nº da reserva, referência do canal ou nº do quarto.

A ficha da reserva

Mostra estado, entrada, saída, noites, quarto, pessoas, saldo (total e pago), o hóspede, o código para o hóspede consultar online, e a Conta do quarto. Botões conforme o estado:

Calendário

O Calendário de ocupação mostra quartos × dias (7 dias, com setas e Hoje). Toque numa reserva para a abrir ou num dia livre para reservar esse quarto. O aviso N reserva(s) ainda sem quarto atribuído lembra o que falta atribuir.

Cotações de estadia

A cotação é uma proposta de preço (noites, tipo de quarto, tarifa, refeições e serviços) para um cliente ou empresa: não bloqueia quartos nem cobra. O botão Cotação fica na barra do topo, junto à hora. Escolha o cliente, as datas e o tipo de quarto (o sistema usa a tarifa em vigor) e indique a validade. Guardar, imprimir ou enviar. Tem só o número de sequência. Quando o cliente aceitar, abra a cotação e use Converter em reserva.

Check-in

Na Receção ou na ficha da reserva, clique em Check-in.

Escolha o quarto. O sistema avisa: ⚠ ainda não está limpo/inspeccionado; ↑ outro tipo (upgrade, mantém a tarifa). Sem quartos livres, pergunta se quer Entrar mesmo assim.

Preencha a identificação do hóspede (obrigatória): Documento (BI, passaporte, DIRE, carta de condução…), Número, Nacionalidade, Data de nascimento, Telefone, E-mail, Morada e Empresa / NUIT.

Marque Imprimir a ficha de registo para o hóspede assinar e clique em Fazer check-in. O quarto passa a Ocupado e as diárias entram na conta.

Mudar de quarto

Na ficha, Mudar para o quarto…: só mostra quartos prontos. A tarifa combinada mantém-se e o quarto antigo vai para limpeza.

Lançar consumos

Na ficha (reserva em casa), Lançar na conta do quarto: escolha o Tipo (Restaurante, Bar, Minibar, Lavandaria, Serviço, Transfer / transporte, Telefone, Danos, Outro ou Desconto), a Descrição (por exemplo, “2 cervejas do minibar”), a Quantidade e o Valor unitário (MT). Lançar. Um lançamento errado anula-se (com confirmação).

Check-out

Na ficha ou na Receção, Check-out.

O ecrã mostra Consumos, Já pago e Por pagar.

Escolha o método, o valor e a referência, ou marque Fica em dívida (empresa paga depois).

Marque Imprimir a fatura e clique em Fazer check-out. O quarto vai para limpeza.

Se ficar saldo em dívida, aparece em Contas a receber.

Regra de ouro. Antes do check-out, confirme com o hóspede e com o housekeeping se há consumos por lançar (minibar, lavandaria, telefone). Depois da saída é mais difícil de cobrar.

Tipos de quarto e quartos

Em Quartos vê o estado de cada quarto agora (e quem está lá, quando sai, ou a próxima reserva).

Tipo de quarto: Nome (Standard, Duplo, Suite…), Código, Preço base por noite (MT), Capacidade (pessoas), Camas, Ordem, Comodidades (AC, TV, Wi-Fi, minibar, varanda), Descrição (aparece na página de reservas), Fotografia, Mostrar na página de reservas online e Ativo.

Quarto: Número, Piso, Tipo e Notas. Vários quartos cria uma série (Chamado, Do nº, Até ao nº). Pode pôr o quarto fora de serviço (por exemplo, para obras).

Tarifas e canais

O preço base está no tipo de quarto. Em Tarifas e canais criam-se preços especiais:

Tarifa especial: Tipo de quarto, Nome (Época alta, Fim de semana…), De/Até, Preço/noite, Só nestes dias da semana (nenhum = todos), Mínimo de noites, Prioridade e Ativa.

Se várias tarifas servirem a mesma noite, ganha a de maior prioridade.

Simular preço: escolha o tipo, as datas e o canal e veja o que o sistema cobraria, antes de contar com ele.

Canais de venda: Nome, Tipo (balcão, telefone, Booking, agência, empresa…) e Comissão % (usada nos relatórios por canal).

Dica. Crie as tarifas de época alta e de fim de semana antes de abrir a venda: assim as reservas já nascem com o preço certo. Use sempre Simular preço antes de publicar.

Housekeeping

Cada quarto tem um circuito: Sujo → Em limpeza → Limpo → Inspeccionado → Disponível.

Gerar tarefas de hoje: cria as limpezas do dia (saídas, arrumações). Pode também Criar tarefa à mão: Limpeza de saída, Arrumação, Limpeza profunda ou Avaria, com o quarto e a pessoa.

A empregada vê As minhas tarefas: Começar quando entra no quarto e Acabei quando termina.

A governanta/receção inspeciona: Aprovar (o quarto fica Inspeccionado e disponível) ou Refazer (a limpeza não passou).

Em Quartos vê o estado de cada quarto. Quarto ocupado passa a Check-out quando a receção faz a saída.

Objeto encontrado regista logo um achado (ver 8.2).

Perdidos e achados

Tudo o que se encontra fica registado: O que é, Quarto ou outro local (piscina, restaurante…), Guardado em (por exemplo, cofre da receção) e Notas. A receção é avisada. Para entregar, clique em Entregar: Destino (Devolvido ao dono, Doado, Descartado), Entregue a (nome e documento) e notas. Fica a história completa: quem encontrou, onde esteve e a quem foi entregue.

Contas a receber

Lista os hóspedes que saíram com saldo por pagar (normalmente empresas com fatura). Toque para registar o pagamento.

Caixa e despesas

Em Caixa e despesas registam-se despesas (fornecedor, categoria, valor, data, método, nº de fatura/recibo) e entradas; o extrato e o resumo por categoria mostram para onde vai o dinheiro. Anular um movimento errado.

Relatórios

Escolha o período (De/Até); A4 e Excel em todos.

Equipa

Em Equipa (só gerência): Acrescentar com Nome, Cargo, E-mail, Telefone, Perfil (administrador, receção, reservas, financeiro, housekeeping, manutenção, restaurante, bar) e Ativo. A senha provisória vai por SMS e e-mail; no primeiro acesso a pessoa escolhe a sua. Nova senha gera outra. Desligue Ativo quando alguém sai.

Auditoria

Regista cancelamentos, anulações de lançamentos, alterações de tarifas e outras ações importantes, com pessoa e data. Filtre por datas e pesquise.

Configurações

Guardar grava as secções (só gerência):

Cotações

Carregue em "Cotação" no topo, junto à hora. Escolha o cliente, os artigos ou serviços, a validade e as observações, e grave.

A cotação imprime-se em A4 (com código de barras) ou em talão de 80 mm. Os estados são: em aberto, aceite, expirada, convertida e anulada.

Uma cotação não mexe no stock nem no caixa. Só a conversão o faz.

Antes de converter, o sistema mostra os preços que mudaram e o stock que falta, e deixa escolher entre os preços cotados e os de hoje.

Cada cotação converte-se uma única vez, mesmo que duas pessoas tentem ao mesmo tempo.

Depois da validade passa sozinha a "expirada". Pode prolongar a validade.

Na Hotelaria, a cotação convertida cria a reserva.