Recepção, marcações, consultório, enfermagem, laboratório, farmácia, faturação, seguradoras e o portal do paciente.
O AXAM Clínica acompanha o paciente do primeiro contacto à última fatura. A recepção marca e recebe, a enfermagem faz a triagem, o médico atende com a ficha clínica completa, o laboratório lança e valida resultados e a farmácia entrega as receitas — cada um no seu ecrã, com os dados certos.
O paciente marca online sem conta, recebe lembretes por SMS e, no seu portal, vê resultados validados, receitas, documentos e faturas. Receitas, atestados e boletins levam código de verificação.
Marcações só nas horas livres de cada médico e sala, pedidos online e fila do dia.
Sala de espera, atendimento com sinais vitais, diagnóstico, receitas, pedidos de exame e retorno.
Pedidos de exame, colheita, resultados e validação antes de o paciente ver.
Receitas a entregar, venda sem receita, lotes, validade e stock mínimo.
Faturas ao paciente e à seguradora, cotações, caixa do dia e relatórios.
Marcar e cancelar, resultados, receitas, documentos e faturas, com pagamento M-Pesa.
Cada pessoa entra com a sua conta e o sistema abre só o que o seu perfil permite.
| Perfil | Portal | O que faz |
|---|---|---|
| Direção | Direção | Tudo: painel, agenda, marcações, pacientes, faturação, caixa, relatórios, seguradoras, serviços, equipa e horários, especialidades, salas, farmácia e stock, auditoria e configurações. |
| Financeiro | Direção | Painel financeiro, faturação, caixa, relatórios, seguradoras e preços. |
| Recepção | Recepção | Fila do dia, agenda, marcar/remarcar/cancelar, pedidos online, chegada, atendimento sem marcação, pacientes, faturar e caixa do dia. |
| Enfermagem | Enfermagem | Triagem (sinais vitais e prioridade), procedimentos pedidos pelos médicos e material. |
| Médico | Consultório | Sala de espera, atendimento, receitas, exames, documentos, pedidos à enfermagem, retorno e resultados. |
| Laboratório | Laboratório | Pedidos de exame, colheita, resultados e validação. |
| Farmácia | Farmácia | Receitas a entregar, venda sem receita, consulta de stock e caixa. |
| Paciente | Paciente | Marcar e cancelar, resultados validados, receitas, documentos e faturas. |
| Público | a página própria e a página própria | Marcação online sem conta; confirmação de receitas, atestados e boletins por código ou QR. |
Como o AXAM Clínica funciona, área a área.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendente | Pedido online por confirmar. |
| Confirmada | Aceite; o paciente recebe SMS. |
| Em espera | O paciente chegou e aguarda. |
| Em triagem | Está com a enfermagem. |
| Em atendimento | Está na consulta. |
| Concluída | Consulta fechada (por faturar ou já faturada). |
| Faltou | Não apareceu. Pode repor com Afinal veio / repor. |
| Cancelada | Cancelada (com motivo). A vaga fica livre. |
As vagas são calculadas a partir do horário de cada profissional, das ausências e das marcações. A recepção, o portal e a página pública veem sempre as mesmas vagas. Horas já ocupadas nunca aparecem e só se marca dentro do horário definido pela direção.
O stock da farmácia é gerido pela administração: o farmacêutico consulta o stock e entrega medicamentos; produtos, entradas, contagens e ajustes fazem-se no portal da Direção, em Farmácia e stock.
Notas privadas do médico só ele as vê. A recepção e a farmácia nunca veem diagnósticos nem resultados.
Cada abertura de processo clínico fica registada na Auditoria.
Preços: a recepção não muda o preço tabelado (só o financeiro ou a direção). Descontos acima de 30% só pela direção.
Seguradoras: a parte coberta fica a cargo da seguradora; o financeiro marca a fatura como enviada e paga; se a seguradora recusar, o valor passa para o paciente.
Os serviços de saúde vêm sem IVA; a direção pode ativar o IVA em Configurações.
Receitas e documentos têm código de verificação e QR.
Os lembretes de consulta saem automaticamente, algumas horas antes (definido em Configurações).
| Grupo | Área | Para que serve |
|---|---|---|
| — | Painel | Faturado e atendimentos (14 dias), o que precisa de atenção, hoje por profissional. |
| Atendimento | Hoje, Agenda, Marcações, Pacientes | O dia da clínica. |
| Finanças | Faturação, Caixa, Relatórios, Seguradoras | Dinheiro e seguros. |
| Gestão | Serviços e preços, Equipa e horários, Especialidades, Salas, Farmácia e stock, Auditoria, Configurações, Subscrição AXAM, Outros portais | Catálogo, equipa e definições. |
O ecrã Hoje mostra quem está para chegar, quem está na clínica e o que falta faturar. Cartões: Marcações hoje, Na sala de espera, Em atendimento, Atendidos e Pedidos online. Listas: Por chegar, Na clínica e Por faturar. Botões fixos: Nova marcação e Atendimento sem marcação.
Clique numa marcação para abrir as ações:
| Ação | Quando usar |
|---|---|
| Confirmar marcação | Pedido pendente; o paciente recebe SMS. |
| Chegou (registar entrada) | Paciente à porta; passa à sala de espera. Desfazer chegada se foi engano. |
| Faturar / cobrar e Ver fatura | Cobrar a consulta. |
| Remarcar | Mudar hora ou profissional. |
| Enviar lembrete por SMS | Paciente esquecido. |
| Faltou / Afinal veio / repor | Não apareceu / apareceu. |
| Cancelar marcação | Pede motivo; a vaga fica livre. |
| Ficha do paciente | Consultar os dados. |
| Declaração de comparência | Imprimir declaração de que o paciente esteve na clínica. |
Atendimento sem marcação. Para urgências ou quem entra direto: escolha o Paciente (ou registe um novo), o Serviço, o Profissional (ou Quem estiver livre), o motivo e, se for o caso, Urgência (passa à frente). O paciente entra logo na fila, por ordem de chegada. O sistema pergunta se quer Faturar já.
Escolha o dia (setas, calendário ou Hoje) e, se quiser, um profissional. Cada coluna é um profissional; toque numa vaga livre para marcar. Marcações sem hora (atendimentos sem marcação) aparecem em “ordem de chegada”. Se não houver colunas, é porque a direção ainda não definiu horários em Equipa.
Nova marcação (ou toque numa vaga).
Escolha o Paciente (procure por nome, telefone ou nº de processo) ou registe um novo. Alergias aparecem em destaque.
Escolha o Serviço e o Profissional. O sistema mostra apenas as vagas livres, dentro do horário do profissional: não é possível marcar uma hora ocupada nem fora do horário.
Escolha a hora e, se quiser, escreva a queixa/motivo. Grave. O paciente recebe SMS de confirmação.
Em Marcações: o separador Pedidos online por confirmar lista as marcações feitas pela internet (se a clínica não tiver confirmação automática): Confirmar, Remarcar ou Recusar (o paciente recebe mensagem). O separador Todas filtra por profissional, estado, origem e pesquisa, com exportação Excel.
Em Pacientes, clique em Registar paciente.
Preencha Nome completo (obrigatório), Data de nascimento, Sexo, Telefone, telefone alternativo, E-mail, Documento (BI, passaporte, DIRE, cédula, carta de condução) e número, NUIT, Morada, Bairro e Profissão.
Seguradora (ou Sem seguro (particular)) e nº de apólice / cartão.
Grupo sanguíneo, Alergias (muito importante) e contacto de emergência (nome, telefone, parentesco).
Guarde. O paciente recebe um nº de processo. Se já existir um paciente com o mesmo telefone, o sistema pergunta se quer usar a ficha existente (evita duplicados).
Mostra o nome, o processo e, em botões: Editar, Marcar, Cobrar, Imprimir e Acesso ao portal. Separadores: Dados (incluindo doenças crónicas, medicação habitual e antecedentes, para quem tem acesso clínico), Marcações, Receitas e documentos, e, para médico e enfermagem, o histórico clínico (consultas, triagens, procedimentos e exames).
Acesso ao portal: cria a conta do paciente. É preciso o telefone ou o e-mail; a senha provisória vai por SMS/e-mail.
A recepção não vê o histórico clínico.
Boa prática. Confirme sempre o telefone e as alergias. O telefone é por onde chegam confirmações e lembretes; as alergias salvam vidas.
Em Hoje, clique em Faturar / cobrar (ou Faturação → Cobrar a um paciente).
A fatura traz os serviços pendentes do paciente (consulta, exames, procedimentos). Pode acrescentar serviços da tabela.
Seguradora: se o paciente tem seguro, a fatura mostra cobre X%: a parte coberta fica a cargo da seguradora.
Desconto (MT): descontos acima de 30% só a direção. Pode indicar o NUIT do cliente e o nº de apólice.
Receber agora: escolha o método e escreva o valor recebido (e a referência, se for M-Pesa/e-Mola). Em dinheiro, o troco aparece. Ou escolha Não receber agora (fica em dívida).
Emitir fatura. Imprima em A4 ou talão (Anexo A).
Em Faturação: filtros por Estado (Em dívida), Seguradora e estado do seguro (Por enviar, Enviadas, Por receber, Pagas). Abra uma fatura para:
Registar pagamento (método, valor, referência);
Marcar como enviada (à seguradora);
Registar pagamento da seguradora (com a referência da transferência);
Recusada (passa para o paciente): se a seguradora recusar, o valor passa a ser cobrado ao paciente;
Imprimir A4;
Anular fatura (com motivo): os pagamentos ficam anulados e os serviços voltam a ficar por faturar.
Em Seguradoras (financeiro e direção) registam-se as seguradoras e a percentagem que cobrem. O relatório Faturas para enviar às seguradoras lista o que falta enviar.
Em Caixa escolha a data: aparece o resumo dos recebimentos por método (hora, paciente, método, referência, quem recebeu, valor) e o total. Use-o ao fim do dia para conferir o dinheiro e os extratos de M-Pesa/e-Mola. Há Imprimir A4 e Excel.
A cotação é um orçamento de consultas, exames ou procedimentos para um paciente: não cobra nem fatura. Na Faturação, o botão Cotação da barra do topo (junto à hora) abre-a: escolha o paciente (ou escreva nome e telefone), junte os serviços e indique a validade. Guardar, imprimir ou enviar. A cotação tem só o número de sequência. Quando o paciente aceitar, abra-a e use Converter em fatura.
A lista Por triar mostra os pacientes por ordem de chegada, urgências primeiro. Para cada um, clique em Triar:
Registe Temperatura (°C), TA sistólica/diastólica, Freq. cardíaca, Freq. respiratória, Saturação O₂ (%), Peso (kg), Altura, Glicemia (mg/dL) e Dor (0 a 10).
Escolha a Prioridade, escreva a Queixa principal e as Observações.
Guardar triagem. Sinais de alarme sobem a prioridade e avisam o médico. O paciente passa a Triados.
Sinais vitais de outro paciente permite fazer uma nova medição a quem já foi triado, e consultar o histórico de sinais vitais em Pacientes.
Aqui estão os pedidos dos médicos (injeções, pensos, soros…) e os procedimentos feitos hoje.
Em Pedidos por fazer, clique em Realizar.
Escreva o Registo (o que foi feito, local, medicamento e dose) e, se usou, o Material usado (sai do stock).
Marcar como realizado. A recepção já pode faturar o procedimento.
Registar procedimento permite registar um procedimento sem pedido prévio (escolha o paciente e o procedimento).
Mostra o stock de material e medicamentos de enfermagem. Quantidades baixas e validades a terminar aparecem a cor. O que se usa nos procedimentos desconta daqui.
Mostra Sala de espera, Em atendimento, Consultas abertas (por fechar) e Ainda por chegar. Para atender, clique em Iniciar consulta: o paciente é chamado, a hora de início fica registada e abre-se o formulário da consulta. Para uma urgência ou um paciente que entrou direto no consultório, use Consulta sem marcação. Consultas deixadas abertas retomam-se com Continuar ou Abrir.
Ao iniciar a consulta abre-se o Atendimento, com o formulário de consulta completo. No topo vê o paciente, o processo, a hora de início e os sinais vitais da triagem (ou Sem triagem hoje, com Registar sinais vitais). Pode abrir o Processo clínico completo, ver Resultados novos e as Consultas anteriores. Os separadores são:
| Separador | O que se faz |
|---|---|
| Consulta | Queixa principal, História da doença atual, Exame físico, Hipótese diagnóstica, Diagnóstico, CID-10 (escreva o código ou a doença), Plano / tratamento, Recomendações ao paciente e Notas privadas (só você as vê). Guardar. |
| Receita | Nova receita com um ou mais medicamentos: nome, apresentação, posologia, duração, quantidade e via (oral, IM, EV, tópica, inalatória, retal, vaginal, oftálmica, SC). Mostra o stock da farmácia. Emitir e imprimir receita. Uma receita errada pode Anular-se. |
| Exames | Pedir exames internos (laboratório da clínica) ou externos (imprime o pedido), com a indicação clínica. |
| Atestados e guias | Novo documento: Atestado (dias de repouso, a partir de), Declaração de comparência, Guia de encaminhamento (para quem) e Relatório médico. Emitir e imprimir. |
| Enfermagem | Pedir procedimento à enfermagem (por exemplo, “Ceftriaxona 1 g IM”): escolha o procedimento e a indicação. A enfermeira recebe o pedido. |
Clique em Fechar consulta.
Confirme o Diagnóstico (obrigatório) e o CID-10.
Se precisar, marque Marcar consulta de retorno comigo e indique daqui a … dias.
Fechar consulta. A recepção já a pode faturar. Uma consulta fechada pode Reabrir-se.
Resultados: os exames que pediu; os novos aparecem primeiro (Por ver). Abra, leia o resultado, a referência e a conclusão, Imprimir e Marcar como visto. Recebe aviso quando o laboratório valida.
A minha agenda: a semana, com marcações e vagas livres. Em cada marcação do dia há o botão Iniciar consulta. As ausências (férias, formações) são registadas pela direção em Equipa → Ausências.
Pacientes: procure um paciente para ver o processo clínico completo. O acesso fica registado na auditoria.
Regra de ouro. Notas privadas nunca saem do consultório. Não escreva nelas o que o paciente deve ler: use Recomendações ao paciente.
Procure pelo código impresso na receita, pelo nº ou pelo nome do paciente. Clique em Entregar:
Para cada medicamento veja o stock e escolha a quantidade a entregar, ou marque Não temos / não entregar.
Escolha Receber agora (método, valor, referência) ou Fica em dívida / a pagar na recepção. O total aparece.
Marque Faturar estes medicamentos para os incluir na fatura do paciente.
Entregar. O stock desce. Ver mostra a receita.
Para medicamentos de venda livre e material. Escolha o Cliente / paciente (ou registe um novo), os produtos e o Pagamento (método e referência). Concluir venda. Fica registada na ficha do paciente.
O farmacêutico consulta o stock: produtos, quantidades, os que estão abaixo do mínimo e os que têm validade a terminar, com o histórico de Movimentos de cada um. Não cria produtos nem altera quantidades: isso é feito pela administração (ver 9.5). Quando faltar um medicamento, avise a Direção.
Resumo dos recebimentos da farmácia por método, para conferir no fim do dia.
O stock da farmácia é gerido pela administração, no portal da Direção, em Farmácia e stock:
Novo produto: Nome, Tipo (medicamento, consumível/material, outro), Apresentação, Unidade, Preço de custo, Preço de venda, Stock mínimo, Lote, Validade, Stock inicial e Código de barras.
Entrada: quantidade que entrou, preço de custo (opcional), lote, validade, fornecedor/nota. Dar entrada.
Contagem / ajuste: escreva a Quantidade contada e o Motivo (Contagem de inventário, Quebra / estragado, Fora de validade, Erro de lançamento). Ajustar.
Em Serviços e preços (financeiro e direção) estão as consultas, exames e procedimentos, com preço, duração (para a agenda) e se se podem marcar online.
Novo serviço: Nome, Código, Tipo (consulta, exame, procedimento…), Especialidade, Preço (MT) e Duração (min).
Preparação do paciente (por exemplo, “jejum de 8 horas”): aparece na marcação e no SMS.
Valores de referência (em exames): saem no boletim.
Marque Pode ser marcado online pelos pacientes e Ativo. Guarde.
Apagar: na lista, o ícone do caixote do lixo apaga o serviço, depois de confirmar. Se o serviço já tiver marcações ou faturas, desligue Ativo: deixa de aparecer, mas o histórico fica.
Novo: Nome completo, Título (Dr., Dra., Enf., Téc.), E-mail (para entrar), telefone, Perfil, Especialidade, nº de ordem / carteira profissional, sala habitual, Aparece na marcação online e Conta ativa.
A senha provisória vai por SMS e e-mail e aparece uma vez. Quem atende pacientes recebe o horário padrão seg-sex 8-12 e 13-17 (pode mudar).
Horário: vários blocos por dia (por exemplo, manhã e tarde). O intervalo é o tamanho de cada vaga. Copiar segunda para seg-sex poupa tempo.
Nova senha provisória (a anterior deixa de funcionar) e desligar Ativo quando alguém sai.
Ausências e feriados: Registar ausência / feriado, para um profissional ou para a Clínica toda (feriado, encerramento): indique de/até e o motivo. As vagas desse período deixam de existir.
Especialidades e Salas são listas simples: Acrescentar, escreva o nome e guarde (com Ativo). As salas aparecem no perfil dos profissionais.
Escolha o relatório e o período (De/Até); A4 e Excel em todos.
| Relatório | O que mostra |
|---|---|
| Marcações por estado, origem e dia | Como se distribuem as marcações. |
| Recebido por método | Dinheiro, M-Pesa, e-Mola, etc. |
| Faturas anuladas | O que foi anulado e porquê. |
| Faturas para enviar às seguradoras | O que ainda falta enviar. |
| Novos pacientes por mês | Crescimento. |
| Atendidos por sexo e por idade | Perfil dos pacientes. |
| Stock abaixo do mínimo | O que repor. |
| Validade nos próximos 90 dias | O que está a caducar. |
| Movimentos no período | Entradas, saídas e ajustes de stock. |
Regista quem abriu processos clínicos, emitiu documentos, alterou preços ou anulou faturas, e quando. Filtre por datas e procure por pessoa, paciente ou ação.
Guardar tudo grava as secções (só direção):
| Secção | O que se define |
|---|---|
| Dados da clínica | Nome, NUIT, alvará / licença do MISAU, morada, cidade, telefone, e-mail, diretor(a) clínico(a), texto do rodapé, nº de licença do software na AT e logótipo. |
| Marcação online | Aceitar marcações online e pelo portal, confirmar automaticamente, antecedência mínima (horas), marcar até (dias à frente), paciente cancela até (horas antes). Mostra o endereço da página de marcação (com Copiar link) e o cartaz com QR para a recepção. |
| Integrações de pagamento | M-Pesa e e-Mola: ativar, ambiente (teste ou produção) e credenciais do operador (Anexo A.6). |
| Lembretes e mensagens | Lembrete ao paciente (horas antes), remetente SMS, chave SMS própria, e-mail remetente, nome do remetente e chave de e-mail própria (opcionais). |
| IVA | Cobrar IVA (serviços de saúde normalmente isentos) e taxa (%). |
Lembretes automáticos. Para os lembretes saírem sozinhos, a AXAM configura a tarefa enviar_lembretes.php no alojamento (de hora a hora). Sem ela, só se enviam lembretes à mão.
O paciente aponta a câmara para o QR do cartaz (ou abre o link da clínica), escolhe o serviço, o médico, o dia e a hora e confirma com nome e telefone. Pode criar acesso ao portal no fim. Se a clínica tem confirmação automática, fica logo Confirmada; senão fica Pendente até a recepção confirmar. Cada clínica só mostra os seus serviços e médicos.
Com conta (telefone ou e-mail e senha), o paciente vê e faz:
Marcar consulta, ver Próximas consultas e Cancelar (até X horas antes).
Resultados de exames, só depois de validados (Ver, Imprimir / guardar PDF). O portal lembra de falar sempre com o médico sobre eles.
Receitas: imprimir ou mostrar no telemóvel na farmácia (têm código de verificação).
Atestados e documentos e Faturas (os pagamentos fazem-se na recepção).
Os meus dados: telefone, e-mail, morada e contacto de emergência. Para corrigir nome, data de nascimento ou dados clínicos, só a recepção.
Dependentes (filhos) e Mudar senha.
Qualquer pessoa (por exemplo, uma farmácia externa) confirma se uma receita, atestado ou boletim é verdadeiro, escrevendo o código ou lendo o QR.
Carregue em "Cotação" no topo, junto à hora. Escolha o cliente, os artigos ou serviços, a validade e as observações, e grave.
A cotação imprime-se em A4 (com código de barras) ou em talão de 80 mm. Os estados são: em aberto, aceite, expirada, convertida e anulada.
Uma cotação não mexe no stock nem no caixa. Só a conversão o faz.
Antes de converter, o sistema mostra os preços que mudaram e o stock que falta, e deixa escolher entre os preços cotados e os de hoje.
Cada cotação converte-se uma única vez, mesmo que duas pessoas tentem ao mesmo tempo.
Depois da validade passa sozinha a "expirada". Pode prolongar a validade.
Na Clínica, a cotação convertida cria a fatura do paciente.
Em "Serviços e preços" pode apagar um serviço. Se o serviço já tiver marcações ou faturas, é desativado em vez de apagado, e o sistema explica porquê.
A nova secção "Farmácia e stock", no portal da Direção, gere produtos, entradas, contagens e ajustes. A farmácia passa a só consultar e entregar.
Na agenda e na sala de espera do médico há o botão "Iniciar consulta". Fica registada a hora de início, a hora de fim e a duração da consulta.
A ficha de consulta tem a anamnese detalhada (sono, ansiedade, substâncias, sinais vitais, etc.).
As marcações só aceitam as horas livres dentro do horário e dos intervalos definidos pela Direção, fora de ausências e feriados. Se duas pessoas tentarem a mesma hora ao mesmo tempo, só uma fica com ela.
Cada pessoa com a sua conta e só o que o seu perfil permite. As regras são verificadas no servidor, não só no ecrã.
Quem criou, alterou, aprovou, pagou ou anulou — com a data, a hora e o computador.
Contas bloqueadas depois de várias tentativas erradas, código de reposição por SMS e e-mail.
Recibos e faturas com número sem saltos, código de barras e código de verificação (QR).
Cobrar no telemóvel do cliente a partir de qualquer ecrã de pagamento.
Avisos e lembretes por SMS com o saldo da empresa.
Documentos A4 com o logótipo da empresa e talões de 80 mm para impressora térmica.
Modelos Excel para trazer os dados do sistema anterior, ou a AXAM faz a migração.
Ecrãs em PT e EN, ajuda dentro do sistema (tecla F1) e manual completo.
IVA de cada mês e ficheiros SAF-T para a AT.
Atualizações sem perder dados, com cópia de segurança antes de cada uma.
Experimente antes de pagar; mensalidade, anuidade (1 mês grátis) ou licença vitalícia.
Sim. Cada empresa nova tem 5 dias de teste gratuito, que podem ser prolongados uma vez por mais 2 dias.
Sim. O sistema abre no navegador do computador, do tablet ou do telemóvel e pode ser instalado como aplicação no ecrã inicial.
Ao mês, ao ano (11 mensalidades, 1 mês grátis) ou com licença vitalícia. Paga-se por M-Pesa, e-Mola ou transferência; a fatura chega por e-mail e SMS.
Da empresa cliente. A AXAM gere a plataforma mas não tem acesso livre aos dados; qualquer acesso para suporte é pedido pela empresa e fica registado.
Não. Há modelos Excel para importar os dados antigos, ou envia-nos os ficheiros e a AXAM faz a migração.
Marcamos uma demonstração com os dados da sua empresa. Também pode começar já o teste gratuito.
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