Despacho aduaneiro

O ciclo de um processo

O AXAM Despachos segue o caminho real de um despacho aduaneiro. Compreender este ciclo é a base de toda a formação.

Pedido de cotação. O cliente pede um preço pela página pública da empresa, ou o pedido é registado à mão (capítulo 8).

Cliente e processo. A cotação aceite transforma-se em cliente e em processo. Cada processo escolhe um procedimento (importação, exportação, trânsito, viaturas…) e o sistema cria sozinho a lista de etapas desse procedimento.

Tratamento. A equipa vai marcando as etapas, anexando documentos e mudando o estado do processo. O canal de risco (azul, verde, amarelo ou vermelho) é registado quando a Alfândega o atribui.

Imposições. Direitos, ICE e IVA são calculados a partir do código pautal, do valor da mercadoria e do câmbio.

Requisição de fundos. A empresa pede ao cliente o dinheiro para pagar na Alfândega, a terceiros e os seus honorários (capítulo 7).

Pagamento e recibo. Cada pagamento recebido gera um recibo e atualiza a requisição.

Acompanhamento. O cliente vê o andamento na página pública, com o nº do processo e um código, e recebe avisos por SMS ou e-mail.

Conclusão. O processo é libertado e depois concluído. Relatórios mostram prazos, canais e faturação.

Conceitos que vai ouvir muitas vezes

O menu do AXAM Despachos

Procurar e filtrar processos

Em Processos aparece a lista, com as colunas Processo, Cliente, Procedimento, Estância de desembaraço, BL / DU, Etapas (feitas de total), Estado e data de abertura.

Os separadores Ativos, Todos e filtros por Estância, Procedimento e Canal reduzem a lista.

A caixa Procurar encontra por nº do processo, cliente, BL, DU, chassi ou mercadoria.

Ligue Só fora do prazo para ver apenas os processos que ultrapassaram o prazo (o prazo padrão, em dias, define-se em Configurações).

Cada linha mostra a barra de etapas; clique na linha para abrir a ficha do processo.

No topo há Imprimir A4 e Excel para a lista filtrada.

Os procedimentos disponíveis

Ao abrir um processo escolhe-se o procedimento. O sistema cria as etapas correspondentes e a lista de documentos exigidos. Para os procedimentos de importação e trânsito, as etapas ajustam-se ao modo de transporte: etapas de manifesto aparecem no marítimo e aéreo; etapas de memorando de carga e fronteira aparecem no rodoviário e ferroviário.

Nota sobre o rigor. As etapas e os documentos exigidos seguem os procedimentos publicados pela Autoridade Tributária de Moçambique. São uma ajuda de trabalho: confirme sempre no JUE (Janela Única Eletrónica) e nas instruções em vigor da Alfândega.

Abrir um processo novo

Em Processos, clique em Novo processo.

Escolha o cliente (ou crie um cliente novo na hora).

Escolha o procedimento e o modo de transporte (marítimo, aéreo, rodoviário, ferroviário ou multimodal). O regime e o CPA, quando aplicável, preenchem-se sozinhos.

Indique as estâncias: de entrada no país, de desembaraço e de saída (escolha na lista).

Preencha o que já souber: países de origem e destino, locais de carga e descarga, transportador, navio/voo/matrícula, BL / AWB / CMR, BL master, manifesto, nº da factura, código pautal, mercadoria, quantidade, volumes, peso bruto, valor FOB, frete, seguro, moeda e câmbio.

Em importação de viaturas, acrescente marca, modelo, ano, chassi e matrícula.

Indique as datas previstas (por exemplo, a chegada prevista) e o responsável da equipa.

Clique em Guardar. O processo recebe um número automático e um código de acompanhamento (usado pelo cliente na página pública). As etapas ficam criadas.

Regra importante. Não é preciso saber tudo na abertura. Abra o processo com o mínimo (cliente, procedimento, modo de transporte) e complete os dados à medida que chegam: Editar na ficha do processo.

A ficha do processo

Ao clicar num processo abre a ficha, com o nome do cliente, o procedimento, o modo de transporte, a data de abertura, o estado e o canal. Uma barra mostra quantas etapas já estão feitas. No topo há os botões:

Editar: altera os dados do processo.

Ficha A4: imprime a ficha do processo.

Formulário de Assistência Fiscal: só nos processos de exportação, imprime o formulário.

Avisar cliente: envia uma mensagem por SMS ou e-mail (capítulo 9).

A ficha tem sete separadores.

Separador Resumo

Mostra os dados principais (regime, estâncias, origem e destino, transportador, documentos de transporte, DU e versão, código pautal, quantidade, peso, FOB, imposições, datas, responsável, viatura, garantia/caução). Neste separador também se faz o seguinte:

Mudar o estado do processo

Escolha o novo estado na lista Mudar estado.

Escreva uma nota (opcional). Por omissão, o cliente vê essa nota no acompanhamento online.

Se a nota é só para a equipa, marque Nota só interna: fica no histórico mas o cliente não a vê.

Clique em guardar. Fica registado no histórico com o seu nome e a data.

Se a empresa ativou Avisar o cliente por SMS/e-mail quando o estado do processo muda (em Configurações), o cliente recebe a mensagem automaticamente.

Registar o canal de risco. Clique no canal atribuído pela Alfândega (azul, verde, amarelo ou vermelho). Fica registado no histórico. Se o canal for amarelo ou vermelho e o processo estiver em DU submetido, Aguarda pagamento ou Em verificação, o sistema passa-o sozinho para Em inspeção. Para retirar o canal, escolha a opção vazia.

Acompanhamento pelo cliente. O resumo mostra o código do processo e o link de acompanhamento. O botão Copiar link põe o link na área de transferência, pronto para colar no WhatsApp.

Separador Etapas

Lista todas as etapas do procedimento, pela ordem, com o responsável típico (despachante, banco, alfândega, terminal, DGA…).

Clique na etapa para a marcar como feita (fica registado quem a fez e quando) ou para a desmarcar.

O ícone de comentário permite escrever uma nota da etapa: nº do aviso, nome do verificador, questionário respondido, etc.

Quando marca uma etapa como feita, o sistema regista no histórico uma linha com o título da etapa e a nota. Essa linha é pública: o cliente pode vê-la no acompanhamento online. Por isso, não escreva nas notas das etapas nada que o cliente não deva ler.

Em baixo, Acrescentar uma etapa própria a este processo permite juntar passos específicos que o procedimento não tem. Escreva o título e clique em Acrescentar.

Separador Documentos

Mostra a lista de documentos exigidos do procedimento (documento de transporte, factura comercial, packing list, certificado de origem, DU, comprovativo de pagamento…) e os documentos anexados.

Em Anexar, ao lado do documento exigido, escolha o ficheiro (PDF, imagem, Word ou Excel; máximo 8 MB).

Pode deixar o ficheiro vazio para apenas marcar o documento como recebido.

Use Anexar outro documento para juntar algo que não está na lista.

Para ver um anexo, clique no seu nome; para o remover, use o ícone do caixote do lixo e confirme.

Separador Contentores

Regista cada contentor: Nº do contentor (por exemplo MSCU1234567), tipo (incluindo Reefer e Carga solta), peso (kg), embalagens, selos e observações. Clique em Guardar contentor. Use o lápis para editar e o caixote para apagar. É essencial nas exportações, onde se registam contentores e selos na assistência ao empacotamento.

Separador Imposições

É o simulador de imposições aplicado ao processo (ver capítulo 6). Escolha o código pautal ou escreva as taxas, indique o valor, o câmbio, o frete e o seguro, e clique em Calcular. O resultado fica guardado no processo.

Separador Finanças

Mostra o Requisitado, o Recebido e o Por receber do processo e a lista das requisições. Clique em Nova requisição de fundos para pedir dinheiro ao cliente (capítulo 7); clique numa requisição existente para a abrir.

Separador Histórico

Linha do tempo com todas as mudanças de estado e notas, com o nome de quem as fez e a data. Serve de prova do que foi feito e quando.

Boas práticas

Mude o estado sempre que algo importante acontecer. O cliente acompanha o processo pelos estados e notas; um processo “parado” no estado errado gera chamadas desnecessárias.

Use notas públicas com cuidado. Escreva como se o cliente fosse ler, porque vai ler. Use Nota só interna para observações da equipa.

Marque as etapas na hora. A barra de progresso depende disso. O sistema não muda o estado sozinho quando marca etapas: o estado muda-se à mão (exceto no caso do canal amarelo/vermelho descrito acima).

Anexe os documentos logo que os recebe. Assim o processo fica completo para qualquer colega que o pegue.

Clientes

Em Clientes ficam os importadores e exportadores da empresa, com os seus processos e o saldo por pagar.

Criar um cliente

Clique em Novo cliente.

Preencha Nome / razão social (obrigatório), Nome comercial, Tipo (Empresa ou Particular), NUIT, Pessoa de contacto, Telefone, WhatsApp, E-mail, Morada, Cidade, País e Observações.

Clique em Guardar.

Usar a ficha do cliente. Clique num cliente para abrir a ficha: aparecem os botões Editar, Novo processo, Requisição e Mensagem, a lista dos processos e das requisições desse cliente. É o melhor ponto de partida quando o cliente liga: em dois cliques vê tudo o que há em curso e o que ele deve.

Boas práticas. Escreva sempre o telefone e o e-mail do cliente: são necessários para os avisos automáticos por SMS e e-mail. Confira o NUIT com o documento original: aparece nas requisições e recibos.

Estâncias aduaneiras

Em Estâncias aduaneiras está a lista da Autoridade Tributária por região e província. Cada processo indica a estância de entrada, de desembaraço e de saída, escolhidas desta lista.

Procurar: por nome, província, sigla (TIMAR, TIAR…) ou país vizinho.

Mostrar desativadas: inclui as estâncias que a empresa desligou.

Clique numa estância para ver todos os processos que passaram por ela (Ver todos os processos).

Nova estância: preencha Nome, Província, Tipo, Sigla, Código (JUE), Fronteira com, Transporte, Telefone e Notas. A opção Ativa (aparece nas listas) controla se aparece ao abrir processos.

Repor lista oficial: volta a pôr as estâncias da lista oficial que faltarem. Não apaga as que acrescentou.

Tarefas

As Tarefas são a agenda da equipa: ir ao terminal, levantar documentos, responder a questionários, ligar ao cliente.

Em Nova tarefa, escreva O que fazer, a Data, a Hora, o Responsável e, se quiser, o Processo (nº). Clique em Acrescentar.

Os separadores Pendentes, As minhas e Todas filtram a lista.

Quando a tarefa estiver feita, marque-a como concluída.

As tarefas de hoje aparecem no Painel.

Dica de formação. Ligue sempre a tarefa a um processo: assim, quem abrir o processo percebe o que está pendente e quem é o responsável.

O que é e para que serve

A Pauta é a tabela de códigos pautais da empresa, com as taxas de direitos, ICE e IVA de cada código. O simulador usa-a para calcular as imposições de uma importação, como no simulador da AT. O resultado é indicativo: confirme sempre no JUE.

Como o sistema calcula

Se o seguro ficar vazio, o sistema estima o seguro com a percentagem do FOB definida em Configurações (Seguro estimado % do FOB).

Importar a pauta

Em Pauta e imposições, clique em Importar pauta (CSV / Excel).

Organize os dados com as colunas por esta ordem: código pautal; descrição; unidade; direitos %; ICE %; IVA %. Exemplo de linha: 0101.21.00;Cavalos reprodutores de raça pura;u;0;0;16.

Cole os dados diretamente do Excel na caixa …ou cole aqui, ou escolha um ficheiro CSV.

Clique em Importar. Os códigos que já existem são atualizados; os novos são acrescentados.

Apagar a pauta atual remove todos os códigos da empresa (o sistema pede confirmação). Use só se quiser recomeçar do zero.

Usar o simulador

Abra o separador Simulador.

Em Código pautal ou descrição, escreva, por exemplo, 8703 ou automóveis e escolha na lista. Os campos Direitos %, ICE % e IVA % preenchem-se sozinhos (também os pode escrever à mão).

Indique a Moeda, o Câmbio (MT) (preenche-se com o câmbio definido em Configurações), o Valor FOB, o Frete e o Seguro (vazio = estimar) e, se houver, Outras (MT).

Clique em Calcular. Aparecem o valor aduaneiro, direitos, ICE, IVA e total.

O mesmo simulador existe, com os mesmos cálculos, no separador Imposições da ficha de cada processo (o resultado aí fica guardado no processo) e, se a empresa o ativar, na página pública.

O que é uma requisição

A requisição de fundos é o pedido de dinheiro ao cliente para pagar o despacho. É uma nota de débito com três rubricas:

Cada linha tem descrição, valor e taxa de IVA. O sistema soma tudo, subtrai o desconto e calcula o total.

Estados de uma requisição

O estado é calculado pelo sistema a partir dos pagamentos: não se muda à mão.

Criar uma requisição

Em Requisições, clique em Nova requisição (ou, na ficha do processo, separador Finanças, Nova requisição de fundos: assim já vem ligada ao processo).

Escolha o Cliente e, se existir, o Processo (ou sem processo).

Indique a Data, a Instrução e os dados do despacho: Regime, Estância / terminal, Mercadoria, Transporte, Doc. transporte, Volume, Valor aduaneiro, Moeda e Câmbio.

Em cada rubrica, clique para acrescentar linhas. Escreva a Descrição (ao escrever, o sistema sugere os serviços da tabela de Serviços e honorários) e o Valor (MT).

Indique, se quiser, o Desconto (MT), Pagar até (data de vencimento) e Observações.

Confira o total e clique em Guardar.

Regra importante. Uma requisição só pode ser editada enquanto não tiver pagamentos. Depois do primeiro pagamento, se houver erro, anule a requisição (com motivo) e crie outra.

Imprimir e enviar

Abra a requisição e use Imprimir A4. O documento sai com os dados da empresa, as três rubricas, o total e as contas bancárias definidas em Configurações (para o cliente saber onde depositar), além do aviso configurado para as requisições (por exemplo, para enviar o comprovativo de pagamento).

Registar um pagamento

Abra a requisição e clique em Registar pagamento.

Indique o valor (não pode ser superior ao que falta pagar), a data, o método (Depósito, Transferência, Cheque, Numerário, M-Pesa ou e-Mola) e a referência / nº do talão.

Guarde. O sistema emite um recibo e atualiza o estado para Paga parcial ou Paga.

Imprima o recibo (A4) e entregue ao cliente.

Anular

Anular um pagamento (por engano): o pagamento fica riscado, o valor deixa de contar e a requisição volta ao estado calculado.

Anular uma requisição: peça-o com um motivo obrigatório. A requisição fica Anulada.

Todas as anulações ficam registadas na Auditoria.

Pagamentos (recibos emitidos)

A área Pagamentos lista todos os recibos num período (De / Até), com o cliente, a requisição, o método e o valor. Serve para o financeiro conferir o que entrou em caixa e para fechar o dia. Tem Imprimir A4 e Excel.

Pedidos de cotação

Em Cotações ficam os pedidos de preço, recebidos na página pública da empresa ou registados à mão (por exemplo, quando o cliente liga ou escreve no WhatsApp).

Registar um pedido à mão

Clique em Registar pedido.

Preencha Nome, Empresa, Origem (de onde veio o pedido), Telefone, E-mail, WhatsApp, e os dados da operação: Balcão, Regime, Transporte, Estância, Mercadoria, Valor estimado, Moeda e Detalhes.

Clique em Registar.

Estados da cotação: Nova, Em análise, Respondida, Aceite, Recusada e Arquivada. Use os separadores para filtrar.

Responder e converter

Abra a cotação. Escreva a Resposta / proposta e o Valor proposto (MT).

Escolha como enviar: E-mail, SMS ou WhatsApp, e clique em Enviar resposta. A cotação passa a Respondida.

Se o cliente aceitar, clique em Abrir processo: o sistema procura o cliente pelo telefone ou e-mail e, se não existir, cria-o automaticamente; depois abre o formulário de processo já preenchido com os dados da cotação.

Use Guardar estado para marcar Em análise, Aceite, Recusada ou Arquivada.

As páginas públicas

Cada empresa tem uma página pública própria, cujo endereço aparece em Configurações → Página pública (botão Copiar). Coloque-o no site, no WhatsApp e nas redes sociais. A página tem:

O cliente também pode abrir diretamente o link de acompanhamento que o sistema gera por processo (botão Copiar link na ficha do processo): já traz o nº e o código.

Atenção à privacidade. No acompanhamento online o cliente vê o histórico público (mudanças de estado, notas públicas e etapas concluídas). Notas marcadas como só internas nunca aparecem.

Mensagens

Em Comunicação estão as mensagens enviadas aos clientes e os modelos prontos a usar.

Enviar uma mensagem

Clique em Nova mensagem (ou use Avisar cliente na ficha do processo, Mensagem na ficha do cliente).

Escolha o Canal: SMS ou E-mail.

Escolha o cliente (ou escreva o nome/destino) e, no e-mail, o Assunto.

Escreva o Texto ou escolha um modelo. Pode usar as palavras mágicas, que o sistema substitui pelos dados reais:

Clique em Continuar e confirme o envio. A mensagem fica na lista Enviadas.

Modelos

No separador Modelos criam-se mensagens padrão (por exemplo “Documentos recebidos”, “DU submetido”, “Pode levantar a mercadoria”). Clique em Guardar para os manter e Apagar para os remover.

Avisos automáticos

Se ligar Avisar o cliente por SMS/e-mail quando o estado do processo muda (Configurações → Regras), cada mudança de estado envia automaticamente uma mensagem ao cliente. Convém ter telefone ou e-mail preenchidos nos clientes.

Relatórios

Em Relatórios, escolha o período (De / Até). Aparecem quadros de:

Processos abertos por estância de desembaraço (com libertados e média de dias até libertar);

por província, por procedimento, por estado e por canal de risco;

clientes com mais processos (e imposições);

requisições por rubrica e faturação.

Cada quadro tem Imprimir A4 e Excel.

Auditoria

A Auditoria (perfil Gerência) regista quem abriu processos, mudou estados, emitiu requisições, recebeu ou anulou pagamentos, e quando. Filtre por data (De / Até) ou procure por pessoa, ação ou número. É a sua garantia em caso de dúvida ou erro.

Equipa

Em Equipa (só Gerência) gerem-se os utilizadores: gerência, despachantes, operacionais (terminais e fronteiras) e financeiro. Cada pessoa entra com o seu e-mail.

Acrescentar uma pessoa

Clique em Acrescentar.

Preencha Nome, Cargo, E-mail (entrada), Telefone e Perfil.

Deixe Ativo ligado e guarde. A senha provisória é enviada por SMS e e-mail.

Nova senha. Se alguém perder o acesso, use o botão Nova senha (chave): gera uma provisória nova e envia por SMS/e-mail, depois de confirmar.

Desativar. Quando alguém sai da empresa, desligue Ativo: deixa de entrar, mas o histórico fica.

Configurações

Em Configurações (só Gerência) o botão Guardar tudo grava as secções abaixo.

Atenção aos câmbios. O câmbio das requisições e do simulador vem desta configuração. Se não o atualizar, as imposições calculadas ficam desatualizadas. Anote a data: o sistema guarda a data da última alteração.